Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

• Tasamäki Kiinteistöt Oy, Y-tunnus 3621578-3
• Rataspolku 4 B 10, 80400 Ylämylly
• Tietosuoja-asiat: asiakaspalvelu@tasamaki.com

Emme ole nimenneet tietosuojavastaavaa, koska toimintamme ei täytä GDPR 37 artiklan edellytyksiä. Kaikki tietosuoja-asiat hoidetaan yllä olevasta osoitteesta.

2. Mitä tietoja käsittelemme

Tunnistautuminen ja tili

• Sähköpostiosoite (kirjautuminen sähköpostilinkillä)
• Tilaustaso, tilauksen tila ja voimassaolo
• Organisaatio ja rooli, jos kuulut yritystiliin

Ostot ja käyttö

• Ostohistoria, krediittisaldo, hyvitykset
• Käyttöloki: mikä työkalu, milloin, millä perusteella (tilaus/krediitti/passi)
• Kun lähetät palvelusta viestin toiselle henkilölle (esimerkiksi vuokralaskun vuokralaisellesi), kirjaamme vastaanottajan osoitteesta peruuttamattoman tiivisteen — emme osoitetta itseään. Tiivisteestä ei voi palauttaa osoitetta eikä osoitteita voi listata. Sen ainoa käyttötarkoitus on vastata väärinkäyttöilmoitukseen: jos joku ilmoittaa saaneensa palvelustamme viestin jota hän ei odottanut, voimme hänen antamansa osoitteen perusteella todeta lähtikö viesti ja kuka sen lähetti. Peruste: oikeutettu etu (tietoturva ja väärinkäytösten esto).

Sinun syöttämäsi sisältö

• Kohdetiedot: osoite, hinta, vuokra, laina, vastikkeet, remontit
• Lataamasi dokumentit (isännöitsijäntodistus, PTS, tilinpäätös, yhtiöjärjestys) ja niistä tuotetut analyysit. Säilytämme myös alkuperäisen tiedoston kohteen yhteydessä, jotta asiakirja on saatavillasi palvelussa myöhemminkin. Tämä koskee sekä itse lataamiasi että intake-osoitteeseesi lähetettyjä asiakirjoja. Saat tiedostot itsellesi Omat tiedot -toiminnolla, ja ne poistuvat kun poistat kohteen tai kun säilytysaika (kohta 7) päättyy.
• Kohteiden valokuvat
• Vuokralaskujen ja lomakkeiden tiedot
• Salkkuun tallentamasi täytetyt lomakkeet ja vuokralaskut (esimerkiksi vuokrasopimus, irtisanomisilmoitus tai vuokralasku). Lomakkeen ja laskun voi täyttää myös tallentamatta: silloin tiedot jäävät vain selaimeesi (kohta 11) eivätkä siirry meille. Kun valitset Tallenna salkkuun, lomakkeen kentät — myös niissä olevat toisen henkilön tiedot, kuten vuokralaisen nimi, sähköpostiosoite ja henkilötunnus — tallentuvat tilillesi. Säilytämme kolme edellistä versiota, jotta vahingossa yliajettu sopimus on palautettavissa. Voit halutessasi liittää asiakirjan johonkin kohteeseesi, jolloin tallennamme myös kohteen tunnisteen ja nimen — asiakirja säilyy silloinkin kun kohde poistetaan, koska lasku on oma asiakirjasi eikä kohteen liite. Näet ja poistat asiakirjat itse, ja ne sisältyvät Omat tiedot -toimintoon. Tallennus on maksullisen tilauksen ominaisuus; luku ja poisto toimivat tilauksen päätyttyäkin.
• Muistiinpanot ja diiliputken merkinnät

Yritysilme (PRO+)

• Yrityksen nimi, Y-tunnus, osoite, yhteystiedot ja logo, jos annat ne tulostettaviin lomakkeisiin

Yhteydenpito

• Palautteet ja vikailmoitukset (viesti, sivu jolla olit, sähköposti jos annoit)
• Yhteenvedon tilaus sähköpostiin (liidi)
• Markkinointilupa ja sen ajankohta, jos annat sen

Tekniset tiedot

• Virhelokit: virheilmoitus, pinojälki ja polku jolla virhe tapahtui
• Palvelinlokit ja tietoturvatapahtumat

Mittaus — evästeetön

• Tapahtumamäärät (esim. laskuri avattu, maksu valmis) ja sivulataukset
• Emme tallenna laitteellesi mitään mittausta varten: ei evästettä, ei istuntotunnistetta eikä muuta merkintää. Siksi emme voi laskea uniikkeja kävijöitä emmekä seurata sinua käyntien välillä.
• Palvelun toimimiseksi välttämättömät tallennukset (kirjautuminen, näkymäasetukset) on lueteltu kohdassa 11. Niitä ei käytetä mittaukseen.

3. Mistä tiedot saadaan

Pääosin sinulta itseltäsi. Maksutapahtumien tilatiedot saamme Stripeltä.

Lataamiesi dokumenttien sisältö tulee sinulta, vaikka dokumentin olisi laatinut kolmas osapuoli (esim. isännöitsijä).

Sähköpostivastaanotto: palvelussa voi olla käytössä osoite, johon sinä tai valtuuttamasi taho (esimerkiksi isännöitsijä) voi lähettää kohteen asiakirjoja suoraan. Tällöin saamme aineiston kolmannelta osapuolelta sinun pyynnöstäsi. Aineisto käsitellään samoin kuin itse lataamasi dokumentit.

4. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Markkinointisuostumus on vapaaehtoinen ja sen voi peruuttaa milloin tahansa jokaisen viestin lopun linkistä tai ottamalla yhteyttä. Palvelun käyttö ei edellytä sitä.

Kun peruutat markkinointiluvan, poistamme sähköpostiosoitteesi markkinointilistalta kokonaan. Jotta emme vahingossa lähettäisi sinulle viestejä uudelleen, säilytämme osoitteestasi lasketun tunnusluvun. Se on yksisuuntainen: tunnusluvusta ei voi lukea osoitetta takaisin, eikä sitä voi laskea ilman palvelimellamme säilytettävää salaisuutta. Tunnusluvun ainoa käyttötarkoitus on vastata kysymykseen „onko tälle osoitteelle kielletty viestintä", ja se säilytetään toistaiseksi — muuten kielto vanhenisi ja viestit voisivat alkaa uudelleen.

Kielto on voimassa siihen asti kunnes puraat sen itse kirjautuneena. Jos tilaat myöhemmin esimerkiksi ilmaislaskurin yhteenvedon ja rastitat siinä markkinointiluvan, lähetämme sinulle pyytämäsi yhteenvedon — mutta emme tallenna osoitettasi markkinointilistalle emmekä merkitse sinulle markkinointilupaa niin kauan kuin kielto on voimassa. Syy on se, että lomake ja viestien perumislinkki ovat tunnistautumattomia: jos ne purkaisivat kiellon, kuka tahansa voisi palauttaa sinut listalle kirjoittamalla osoitteesi lomakkeeseen.

Kiellon purkaminen onnistuu siksi vain kirjautuneena omasta salkustasi (Omat kohteet → Tili ja tiedot → Markkinointiviestit), jolloin meillä on todiste siitä kuka kiellon purki. Purkamisesta jää merkintä oikeuksien muutosten lokiin (ks. luku 7); merkinnässä on tilitunnisteesi ja kiellon tunnusluku, ei sähköpostiosoitettasi.

Emme tee automaattista, oikeusvaikutuksia tuottavaa päätöksentekoa emmekä profilointia. Laskurit tuottavat sinulle laskelmia, mutta mikään päätös ei synny automaattisesti eikä kohdistu sinuun oikeusvaikutuksin.

4.1 Alueellinen vuokrataso — mitä teemme datallasi

Muodostamme syöttämistäsi vuokratiedoista postinumeroalueittaisen mediaanin, jota käytetään palvelun markkinavuokra-arviossa. Näin täydennämme alueita, joilta ei ole saatavilla Tilastokeskuksen tietoa.

Suojaukset:

• Julkaisemme vain mediaanin ja havaintojen lukumäärän, ei yksittäisiä kohteita
• Alue otetaan mukaan vain jos siellä on vähintään viisi kohdetta — mediaani viidestä havainnosta ei paljasta yksittäistä kohdetta
• Yksittäisiä kohteita tai asiakkaita ei viedä ulos missään muodossa
• Asiakas näkee vain aggregaatin, ei lähdeaineistoa

Peruste on oikeutettu etu: hyödyt itse muiden vastaavasta datasta, ja lopputulos on anonyymi. Voit vastustaa käsittelyä ottamalla yhteyttä, jolloin kohteesi jätetään aggregaatin ulkopuolelle.

4.2 Tekoälyanalyysi

Lataamiesi dokumenttien sisältö lähetetään analysoitavaksi Anthropicin rajapintaan. Analyysi tuottaa niistä lukuja ja tekstiyhteenvedon.

• Lähetämme dokumentin tekstisisällön tai skannatun dokumentin kuvana
• Sisältöä ei käytetä tekoälymallien koulutukseen
• Tulos tallennetaan tilillesi. Rajapinta voi säilyttää syötteitä lyhyen ajan väärinkäytösten valvontaa varten toimittajan omien ehtojen mukaisesti
• Analyysi on suuntaa-antava eikä korvaa alkuperäisen asiakirjan lukemista

5. Muiden henkilöiden tiedot — sinun vastuusi

Voit syöttää palveluun tietoja, jotka koskevat muita kuin sinua: vuokralaisen nimi vuokralaskulla, vuokrasopimuslomakkeen tiedot, tai nimiä lataamissasi taloyhtiödokumenteissa.

Näiden osalta sinä olet rekisterinpitäjä ja me käsittelijä. Vastaat siitä, että sinulla on peruste käsitellä näitä tietoja ja että olet kertonut asiasta niille joita se koskee.

Palveluun ei saa syöttää erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja (GDPR 9 art.): terveystietoja, etnistä alkuperää, poliittisia mielipiteitä, uskonnollista vakaumusta, ammattiliiton jäsenyyttä, geneettisiä tai biometrisiä tietoja, eikä tietoja seksuaalisesta suuntautumisesta. Palvelua ei ole suunniteltu niiden käsittelyyn.

Yritysasiakkaan kanssa tehdään erillinen henkilötietojen käsittelysopimus (DPA), jossa roolit ja velvollisuudet on kuvattu tarkemmin. Pyydä se osoitteesta asiakaspalvelu@tasamaki.com.

6. Tietojen vastaanottajat ja käsittelijät

Käytämme seuraavia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät tietoja lukuumme:

Emme myy emmekä vuokraa tietojasi. Tietoja luovutetaan viranomaiselle vain lakiin perustuvan velvoitteen nojalla.

Osa käsittelystä tapahtuu EU/ETA-alueen ulkopuolella. Näissä siirroissa tukeudutaan EU:n vakiosopimuslausekkeisiin (SCC) ja soveltuvin osin EU–US Data Privacy Frameworkiin.

Uusista käsittelijöistä ja käsittelijän vaihtumisesta ilmoitamme palvelussa vähintään 30 päivää ennen muutosta.

6.1 Myyntitieto kirjanpitoon

Kirjanpitolain edellyttämää kirjausta varten onnistuneesta maksusta voidaan välittää käyttämäämme kirjanpitojärjestelmään yhteenveto tapahtumasta. Yhteenveto sisältää vain:

• maksun summan, arvonlisäverokannan ja maksupäivän
• ostetun tuotteen nimen (esimerkiksi "Premium-tilaus")
• maksunvälittäjän tapahtumatunnisteen, jolla sama myynti tunnistetaan eikä sitä kirjata kahteen kertaan

Mukana ei ole nimeäsi, sähköpostiosoitettasi, käyttäjätunnustasi, kohteitasi eikä mitään muuta palveluun syöttämääsi sisältöä. Vastaanottaja ei siis saa tietoja, joista sinut voisi tunnistaa, eikä sitä ole tästä syystä merkitty yllä olevaan käsittelijätaulukkoon. Tapahtumatunniste on kirjanpidon tosite; sen yhdistäminen sinuun onnistuu vain meidän ja maksunvälittäjän omista tiedoista.

Kerromme siirrosta tässä siksi, että se on olemassa — emme siksi, että se sisältäisi henkilötietoa. Siirto on tällä hetkellä pois käytöstä eikä se lähetä mitään ennen kuin se erikseen otetaan käyttöön. Jos otamme sen käyttöön sellaisessa muodossa, että mukana kulkisi sinut tunnistavaa tietoa, lisäämme vastaanottajan käsittelijätaulukkoon ja ilmoitamme siitä edellä kuvatulla tavalla vähintään 30 päivää etukäteen.

7. Säilytysaika

Tietoja säilytetään asiakassuhteen ajan. Sen jälkeen:

• Tilauksen päätyttyä tietosi säilytetään aktiivisina 1 kuukauden ajan veloituksetta. Voit jatkaa tilausta tänä aikana ilman että mitään katoaa.
• Ilmoitamme poistosta sähköpostitse viikkoa aiemmin, ja kerromme viestissä miten saat tietosi talteen. Poisto ei tapahdu ilman tätä ilmoitusta: jos emme tavoita sinua, tiedot jäävät odottamaan.
• Kuukauden jälkeen tiedot poistetaan aktiivikäytöstä: kohteet, analyysit, syötteet ja salkkuun tallennetut lomakkeet (vuokrasopimukset ja muut asiakirjat versiohistorioineen) eivät ole enää nähtävissä palvelussa. Tallennettu vuokrasopimus sisältää toisen henkilön tietoja, joten sitä ei säilytetä asiakassuhteen päätyttyä pidempään kuin muutakaan syöttämääsi sisältöä — lataa se talteen ennen poistoa.
• Kohteelle tallennetut tiedostot — valokuvat ja asiakirjat — poistetaan kohteen mukana. Näin tapahtuu myös silloin kun poistat kohteen itse. Ne eivät sisälly salattuun varmuuskopioon, joten lataa ne talteen Omat tiedot -toiminnolla, jos haluat säilyttää ne.
• Tiedot säilyvät salatussa varmuuskopiossa 2 kuukauden ajan siitä hetkestä, kun ne poistuivat aktiivikäytöstä. Tänä aikana voit tilata palautuksen (ks. käyttöehdot kohta 5).
• 2 kuukauden jälkeen tiedot poistuvat lopullisesti myös varmuuskopioista, eikä niitä voi enää palauttaa millään maksulla.

Varmuuskopiot ovat salattuja (AES-256-GCM) ja ne ajetaan kerran vuorokaudessa. Säilytysaika on toteutettu järjestelmässä siten, ettei sitä voi asetuksella lyhentää tässä luvattua lyhyemmäksi.

Poikkeukset:

• Kirjanpitolain edellyttämät tositteet (laskut, maksutapahtumat) säilytetään lain vaatiman ajan, tositteet lähtökohtaisesti 6 vuotta tilikauden päättymisestä. Tämä koskee laskutustietoja, ei palveluun syöttämiäsi kohdetietoja.
• Virhelokit ja tietoturvatapahtumat säilytetään enintään 12 kuukautta.
• Palautteet ja vikailmoitukset säilytetään enintään 24 kuukautta.
• Yhteenvedon tilanneiden (liidit) ja markkinointiluvan tiedot säilytetään luvan peruuttamiseen asti tai enintään 24 kuukautta viimeisestä yhteydenotostasi, sen mukaan kumpi on aiemmin. Peruutus poistaa sähköpostiosoitteen heti — se ei siis pidennä säilytysaikaa. Osoitteesta laskettu kielto-tunnusluku (ks. luku 4) jää voimaan toistaiseksi; siitä ei voi tunnistaa ketään.
• Oikeuksien myöntämisen loki (kuka myönsi kenelle tiimioikeuden tai käyttöoikeuden ja milloin, sekä kuka purki markkinointikieltonsa ja milloin) säilytetään 6 vuotta. Se on tarpeen myönnettyjen oikeuksien todentamiseksi jälkikäteen; sama aika kuin kirjanpidon tositteilla.
• Anonyymi vuokra-aggregaatti (4.1) ei sisällä henkilötietoa eikä sitä poisteta, koska siitä ei voi tunnistaa ketään.

8. Tietoturva

• Liikenne on salattu (TLS), varmuuskopiot salattu AES-256-GCM:llä
• Pääsy edellyttää henkilökohtaista tunnistautumista; ylläpito-oikeudet myönnetään erikseen ja lukuoikeus on eri asia kuin kirjoitusoikeus
• Kunkin asiakkaan tiedot on eristetty tunnuskohtaisesti, ja pääsy tarkistetaan palvelimella
• Ylläpitotoimista jää muuttumaton jälki
• Automaattinen päivittäinen valvonta hälyttää poikkeamista

9. Tietoturvaloukkaus

Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, ilmoitamme siitä tietosuojavaltuutetun toimistolle 72 tunnin kuluessa siitä kun loukkaus on tullut tietoomme. Jos loukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin oikeuksillesi, ilmoitamme siitä myös sinulle henkilökohtaisesti ilman aiheetonta viivytystä.

10. Sinun oikeutesi

Sinulla on oikeus:

• Tarkastaa mitä tietoja sinusta on
• Oikaista virheelliset tiedot
• Poistaa tietosi (ellei laki edellytä säilyttämistä)
• Rajoittaa tai vastustaa käsittelyä
• Siirtää tiedot koneluettavassa muodossa
• Peruuttaa suostumus milloin tahansa, kun käsittely perustuu suostumukseen

Omat tietosi saat itse palvelusta maksutta Omat tiedot -toiminnolla, koneluettavassa muodossa. Tämä on aina maksutonta — se ei ole sama asia kuin käyttöehdoissa kuvattu poistettujen tietojen palautus.

Muut pyynnöt: asiakaspalvelu@tasamaki.com. Vastaamme kuukauden kuluessa. Jos pyyntö on poikkeuksellisen laaja, aika voi pidentyä enintään kahdella kuukaudella, mistä ilmoitamme sinulle.

Varmistamme henkilöllisyytesi ennen tietojen luovuttamista — käytännössä pyyntö on tehtävä tilisi sähköpostiosoitteesta tai muuten luotettavasti tunnistautuen. Ilman tätä kuka tahansa voisi pyytää sinun tietosi.

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: Tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi.

11. Evästeet ja päätelaitteelle tallennus

Palvelu ei käytä analytiikka-, mainonta- eikä seurantaevästeitä, eikä tallenna laitteellesi tunnistetta mittausta varten. Siksi emme kysy evästesuostumusta.

Palvelu tallentaa laitteellesi vain sen, mikä on välttämätöntä palvelun toimimiseksi:

Nämä ovat teknisesti välttämättömiä palvelun toimimiseksi tai sinun itsesi tekemien valintojen muistamiseksi. Ne eivät seuraa sinua muille sivustoille eikä niitä käytetä mittaukseen, mainontaan tai profilointiin. Siksi ne eivät edellytä suostumusta.

Voit poistaa ne selaimesi asetuksista, jolloin kirjaudut ulos, näkymäasetukset palautuvat oletuksiin ja keskeneräiset syötteet katoavat.

12. Ikäraja

Palvelu on tarkoitettu täysi-ikäisille. Emme kerää tietoja tietoisesti alle 18-vuotiailta. Jos saamme tietää, että alaikäisen tietoja on kerätty ilman huoltajan suostumusta, poistamme ne.

13. Muutokset

Voimme päivittää tätä selostetta. Olennaisista muutoksista ilmoitamme palvelussa tai sähköpostitse. Voimassa oleva versio on aina nähtävissä palvelussa, ja päivityspäivä näkyy asiakirjan alussa.